Λογισμικό - Υποστήριξη

   Όπως υποσχεθήκαμε υλοποιήσαμε μια εφαρμογή για την έκδοση και υπολογισμό των κοινόχρηστων δαπανών μιας πολυκατοικίας με αυτόνομη θέρμανση (σε ώρες) για να βοηθήσουμε λίγο τους ταλαίπωρους διαχειριστές στο δύσκολο έργο τους! Στο τέλος αυτού του Post μπορείτε να δείτε το link για να κατεβάσετε το πρόγραμμά μας.

  Οφείλουμε να σημειώσουμε ότι η εφαρμογή μας είναι σε πειραματικό στάδιο (beta) και θα διατεθεί δωρεάν τον πρώτο καιρό. Στην συνέχεια, ελπίζουμε σε κάποιες δωρέες από αυτούς που θα εκδηλώσουν ενδιαφέρον για να τους στείλουμε την πλήρη έκδοση παραμετροποιημένη κατά τις επιθυμίες τους.

   Υλοποιήθηκε σε Microsoft Access 2007.

  Διευκρινίζουμε επίσης, ότι όποιος επιθυμεί να την αποκτήσει (την δωρεάν έκδοση αρχικά) μπορεί να απευθυνθεί στην ηλεκτρονική διεύθυνση ταχυδρομείου που αναρτήσαμε στην σελίδα ¨Επικοινωνία".

   Πριν ξεκινήσουμε τις οδηγίες χρήσης σας ενημερώνουμε εκδώσαμε την έκδοση 1.1 της εφαρμογής μας με την διαφοροποίηση ότι πλέον ο διαχειριστής θα μπορεί να καταχωρεί σε κάθε ατομικό ειδοποιητήριο διαμερίσματος μια συγκεκριμένη ανακόινωση που μπορεί να αφορά την εξόφληση κοινοχρήστων περασμένων μηνών, την επισκευή βλάβης που αφορά το διαμέρισμά του και μόνο ή ότι άλλο έχει προσωπικό ή συγκεκριμένο χαρακτήρα και δεν αφορά το σύνολο της πολυκατοικίας.

   Τα παραπάνω κατέστησαν δυνατά με την προσθήκη μιας φόρμας που λέγεται "Ανακοινώσεις Διαμερισμάτων" και θα ανοίγει με το αντίστοιχο κουμπί που τοποθετήθηκε στην φόρμα "Ανάλυση Μηνιαίων Δαπανών".

   Πατώντας το συγκεκριμένο κουμπί ανοίγει η φόρμα που μας ενδιαφέρει και που στην οποία μπορούμε να καταχωρούμε ανακοινώσεις που αφορούν ένα και μόνο διαμέρισμα κάθε φορά διευκρινίζοντας τον μήνα, το έτος, το περιεχόμενο της ανακοίνωσης και φυσικά το διαμέρισμα που απευθύνεται.

   Αφού καταχωρήσουμε τις όποιες ανακοινώσει τα ατομικά ειδοποιητήρια (ας πούμε για τα διαμερίσματα  Α1 και Β1 του παραδείγματός μας) θα φαίνονται έτσι:

   Στο σημείο αυτό θα πρέπει να παραδεχτούμε την σημαντικότητα του feedback (ανατροφοδότηση) που προέρχεται από τους ίδιους τους χρήστες, δηλαδή εσάς! Έτσι προέκυψε και αυτή η εξέλιξη. Ελπίζουμε να το βρείτε χρήσιμο.

  Παραθέτουμε κάποιες εικόνες για να πάρετε μια ιδέα. Δεν έχουν καταχωρηθεί δεδομένα (στοιχεία διαμερισμάτων, ιδιοκτητών και χρεώσεων) για λόγους διακριτικότητας.

  Ξεκινάμε με την αρχική φόρμα που περιέχει τα κουμπιά πλοήγησης στις πιο βασικές επιλογές:

  Πατώντας το κουμπί με την ένδειξη "Στοιχεία Χώρων Πολυκατοικίας" ανοίγει η αντίστοιχη φόρμα, κάτι σαν καρτέλα με τα στοιχεία του κάθε χώρου:

  Στην συγκεκριμένη φόρμα διακρίνονται τα εξής πεδία:

  "Όνομα Χώρου": Εισάγουμε το όνομα του χώρου πχ Α1, Β, Γ1 κτλ

  "Τύπος Χώρου": Επιλέγουμε από το πτυσόμενο μενού μια από τις επιλογές πχ διαμέρισμα, κατάστημα, ιατρείο κτλ

  "Ονοματεπώνυμο Ιδιοκτήτη": Εισάγουμε το όνομα και το επίθετο του ιδιοκτήτη πχ Καψής Θεόδωρος

  "Επιφάνεια Διαμερίσματος": Εισάγουμε την αριθμητική τιμή σε τετραγγωνικά μέτρα που αντιστοιχεί στην επιφάνεια του χώρου μας

  "Χιλιοστά Δαπανών Κοινοχρήστων": Εισάγουμε την αριθμητική τιμή των χιλιοστών (θα είναι της μορφής 0,xxxx όπου x φυσικοί αριθμοί πχ 1,2,3 κτλ), σύμφωνα με το συμβόλαιο του χώρου, για τις κοινόχρηστες δαπάνες

   "Χιλιοστά Δαπανών Ανελκυστήρα": Εισάγουμε την αριθμητική τιμή των χιλιοστών (θα είναι της μορφής 0,xxxx όπου x φυσικοί αριθμοί πχ 1,2,3 κτλ), σύμφωνα με το συμβόλαιο του χώρου, για τις δαπάνες που αφορούν τον ανελκυστήρα. Εννοείται ότι όπου δεν υπάρχει ανελκυστήρας απλά βάζουμε σαν τιμή το 0

  "Συντελεστής Επιβάρρυνσης Ιδιοκτησίας":Με άλλα λόγια αντιπροσωπεύει τα χιλιοστά θέρμανσης του χώρου. Αν φέρουμε στο μυαλό μας τον μαθηματικό τύπο που ορίζει το ποσοστό συμμετοχής του κάθε χώρου στα έξοδα θέρμανσης θα καταλάβουμε τον ρόλο που παίζει.

  "Συντελεστής Παραμένουσας Επιβάρρυνσης Ιδιοκτησίας": Είναι μια σταθερά που υπολογίζεται από τον μηχανολόγο και φαίνεται στο σχέδιό του όταν κατασκεύασε τον χώρο μας. Αν δεν μπορούμε να τον βρούμε ας τον βάλουμε ίδιο για κάθε διαμέρισμα. Για παράδειγμα αν μια πολυκατοικία έχει 5 διαμερίσματα το f θα είναι 0,200 για κάθε ένα από αυτά προκειμένου το άθροισμά τους να δίνει 1 (δηλαδή 1000 χιλιοστά)

   "Χιλιοστά Παγίων Δαπανών": Ισχύει ότι και στα χιλιοστά κοινοχρήστων

   "Χιλιοστά Ειδικών Δαπανών": Ισχύει ότι και στα χιλιοστά κοινοχρήστων  

   "Παρατηρήσεις": Εδώ γράφουμε οποιαδήποτε παρατήρηση χρειαζόμαστε να θυμόμαστε για τον κάθε χώρο ξεχωριστά.

  Το κουμπί με την επιγραφή "Διαγραφή αυτού του χώρου" διαγράφει από την βάση δεδομένων μας τον χώρο που επιλέξαμε.

  Το πλαίσιο με την ετικέτα "Ιστορικό Μη Συμμετοχής σε Δαπάνες" περιέχει εγγραφές σύμφωνα με τις οποίες συγκεκριμένους μήνες συγκεκριμένων ετών ο υπόψη χώρος δεν συμμετείχε, ή συμμετείχε με κάποιο ποσοστό, σε κάποια κατηγορία δαπάνης που επιλέγεται (πχ δαπάνες ανελκυστήρα) με το πεδίο για τις παρατηρήσεις που αποθηκεύεται η τεκμηρίωση αυτής της εξαίρεσης.

  Στις από κάτω καρτέλες αποθηκεύονται εγγραφές που αφορούν το ιστορικό χρήσης του κάθε χώρου πχ πότε μπήκε μέσα, πότε βγήκε, πως τον λένε, είναι ο διαχειρστής της πολυκατοικίας;, στοιχεία επικοινωνίας για να μην τα ρωτάμε κάθε φορά κτλ.

  Στην άλλη καρτέλα (εμφανίζεται στην περίπτωση συστήματος αυτονομίας με ωρομετρητές ή θερμιδομετρητές) αποθηκεύονται οι εγγραφές με τις ώρες λειτουργίας του καυστήρα για τον συγκεκριμένο χώρο. Η διαφορά των ωρών σε κάθε μέτρηση χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό του καταναλωθέντος πετρελαίου.

  Με τα κουμπιά μετακίνησης των εγγραφών μπορούμε να πλοηγηθούμε από χώρο σε χώρο ακόμα και να προσθέσουμε ένα καινούριο στην εφαρμογή μας.

  Επιστρέφοντας στην αρχική φόρμα και πάλι, το κουμπί "Κατηγορίες Δαπανών" μας ανοίγει την παρακάτω φόρμα:

  Σε αυτή την φόρμα έχουμε προαποθηκεύσει τις πέντε (5) κύριες κατηγορίες δαπανών που σημειώνει μια πολυκατοικία, κατά γενική ομονλογία, στις μέρες μας. Αν κάποιος θελήσει να προσθέσει και άλλη θα πρέπει να επικοινωνήσει μαζί μας για σχετική παραμετροποίηση.

  Τα κουμπιά που φαίνονται δίπλα σε κάθε κατηγορία κάνουν τα εξής: προσθήκη νέου εξόδου που να ανήκει στην κατηγορία δαπανών που επιλέξαμε, διαγραφή ολόκληρης της κατηγορίας και έλεγχος των εξόδων που έχουν καταχωρηθεί μέχρι τώρα σε αυτή την κατηγορία.

  Η φόρμα που εμφανίζει τα στοιχεία αυτά είναι η εξής (είναι κενή από δεδομένα όπως εξηγήσαμε πιο πάνω):

  
     Αυτό που πρέπει να προσέξει ο χρήστης είναι η καταχώρηση αγοράς καυσίμου για το σύστημα θέρμανσης (πετρέλαιο ή αέριο). Συγκεκριμένα, για να υπολογίζεται σωστά το ποσό που πρέπει να κατανέμεται στα διαμερίσματα ύστερα από την κατανάλωση πετρελαίου σε μηνιαία βάση θα πρέπει να έχει περαστεί στις δαπάνες θέρμανσης έστω 1 εγγραφή αγοράς πετρελαίου (με τιμή, ποσότητα, κόστος και ημερομηνία κτήσης) ώστε να γνωρίζει η εφαρμογή τουλάχιστον μια τιμή για να κάνει τους επόμενους υπολογισμούς.
     Επίσης, η ημερομηνία που καταχωρε'ιται να είναι σχετική (δηλαδή δεν έχει νόημα αγορά πετρελαίου στις 30/12/2013 για το μήνα Δεκέμβριο ή αγορά πετρελαίου την 23/3/2013 η οποία να αφορά τα κοινόχρηστα του Απριλίου).

Στην φόρμα με τις μετρήσεις, στη συνέχεια, χρειάζεται να εισαχθούν οι μετρήσεις που είναι αναγκαίες για τον υπολογισμό (πχ για έκδοση κοινοχρήστων τον Δεκέμβριο, απαιτείται μέτρηση της ποσότητας του πετρελαίου την 30/11 ή την 1/12 και μετά στις 30 ή 31/12).

   Μετά από την φόρμα των μηνιαίων δαπανών αξίζει να δούμε την αντίστοιχη με το ιστορικό μετρήσεων πετρελαίου. Ανοίγει πατώντας το κουμπί "Στοιχεία Μετρήσεων Πετρελαίου" που βρίσκεται στην αρχική φόρμα της εφαρμογής.

  Πριν προχωρήσουμε στην ανάλυση των λειτουργιών της συγκεκριμένης φόρμας θα πρέπει να διευκρινήσουμε το γεγονός ότι με την νέα έκδοση της εφαρμογής μπορούμε να καταχωρούμε δεξαμενές που έχουμε στο σύστημα θέρμανσής μας ώστε μετρώντας την στάθμη τους (έχοντας αποθηκεύσει τα χαρακτηριστικά κάθε μιας πχ ύψος, διάμετρος κτλ) να γνωρίζουμε ανά πάσα στιγμή την ποσότητα πετρελαίου που διαθέτουμε. Η διαχείριση των δεξαμενών, λοιπόν, γίνεται με το κουμπί κάτω αριστερά με την ένδειξη "Στοιχεία Δεξαμενών".
   Πατώντας το ανοίγει η φόρμα που περιέχει συνοπτικά στοιχεία για τις δεξαμενές μας.

  Αφού καταχωρήσουμε τον τύπο της (επιλέγοντας από το αντίστοιχο πτυσσόμενο πλαίσιο), πατώντας το κουμπί με τις 3 τελείες θα ανοίξει μια νέα φόρμα όπου μπορούμε να καταχωρήσουμε τα αναλυτικά στοιχεία της κάθε δεξαμενής (ύψος, μήκος, διάμετρος κτλ). Μετά από αυτό, κάθε φορά που θα αλλάζουμε την στάθμη δίπλα σε κάθε δεξαμενή θα παρατηρούμε ότι το πεδίο (κάτω στο κέντρο της φόρμας) θα μας εμφανίζει την υφιστάμενη ποσότητα πετρελαίου συνολικά στις δεξαμενές μας.

  Συνεχίζοντας, τώρα, με την φόρμα για τις μετρήσεις πετρελαίου, τα πεδία που εμφανίζονται σε κάθε εγγραφή περιλαμβάνουν την ποσότητα πετρελαίου σε λίτρα (που βρίσκονται στην δεξαμενή κατά την χρονική στιγμή της μέτρησης), την ημερομηνία της μέτρησης και τυχόν παρατηρήσεις που αξίζει να αποθηκευτούν.

  Χρειάζεται να επιλέξουμε 2 μετρήσεις για να υπολογιστεί η μεταξύ τους κατανάλωση. Για να επιλέξουμε μια εγγραφή απλά πιέζουμε 1 φορά το κουμπί με το βελάκι που βρίσκεται τέρμα δεξιά σε κάθε εγγραφή.

  Μόλις επιλέξουμε την 1η μέτρηση (τις επιλέγουμε με χρονολογική σειρά δηλαδή πρώτα την παλιότερη και μετά την νεότερη) εμφανίζεται η αντίστοιχη ποσότητα πετρελαίου στο πεδίο κάτω αριστερά, με τον τίτλο "1η Μέτρηση", Αντιστοίχως εμφανίζεται και η 2η.

  Μόλις επιλέξουμε και την 2η μέτρηση υπολογίζονται αυτόματα η καταναλωθείσα ποσότητα πετρελαίου και η μέση τιμή κτήσης και εμφανίζονται στα αντίστοιχα πεδία. Η μέση τιμή κτήσης προκύπτει αθροίζοντας όλες τις τιμές πετρελαίου κατά τις ανανεώσεις τις δεξαμενής, που έλαβαν χώρα μέσα στο χρονικό διάστημα που ορίζουν οι 2 μετρήσεις που επιλέξαμε. Η δε καταναλωθείσα ποσότητα αθροίζει όλες τις επαναγεμίσεις πετρελαίου και την ποσότητα της 1ης μέτρησης που επιλέξαμε και αφαιρεί την τελευταία μέτρηση.

   Αφού υπολογιστούν η τιμή και η καταναλωθείσα πσότητα πατάμε το κουμπί με την ένδειξη "Προσθήκη στα Κοινόχρηστα" έτσι ώστε να αποθηκευτεί ο μήνας, το έτος και η τιμή και ποσότητα κατανάλωσης πετρελαίου. ΠΡΟΣΟΧΗ! Αν δεν πατήσουμε το κουμπί αυτό δεν θα αποθηκευτούν τα δεδομένα που επιθυμούμε και δεν θα μπορεί η εφαρμογή να υπολογίσει τα κοινόχρηστα σε επόμενο στάδιο!

   Σε ότι αφορά τις επιλογές φίλτρου, το "Από" και το "Έως" αναφέρονται στις ημερομηνίες μετρήσεων που θέλουμε να εμφανιστούν στην παραπάνω λίστα. Αν έχουμε εισάγει πολλές εγγραφές δεν είναι πρακτικό να ψάχνουμε το εύρος των ημερομηνιών που θέλουμε.

  Αφού συγκεντρώσαμε όλα τα απαραίτητα στοιχεία για τον υπολογισμό των κοινοχρήστων μπορούμε πλέον να τα εξάγουμε και σε εκτυπώσιμη μορφη.

  Ας δούμε την φόρμα με το ιστορικό των κοινοχρήστων:

 

   Σε αυτή επιλέγουμε τον μήνα και το έτος και στην συνέχεια πατάμε το κουμπί "Υπολογισμός" για να εμφανιστούν οι καταχωρημένες δαπάνες ανά διαμέρισμα. Εννοείται ότι αν για κάποιο μήνα δεν έχουν καταχωρηθεί δαπάνες το αποτέλεσμα θα είναι 0.

   Στο κάτω δεξιό τμήμα της φόρμας υπάρχει ένα πλαίσιο επιλογών που περιέχει 2 κουμπιά με εκτυπώσεις και 2 για τις ανακοινώσεις, ενώ έχει προστεθεί και 1 κουμπί για το ιστορικό πληρωμών των οφειλόμενων κοινοχρήστων δαπανώ ανά διαμέρισμα. Ας ασχοληθούμε πρώτα με το κουμπί "Ανάλυση Ανακοινώσεων".

  Πιέζοντάς το μια φορά ανοίγει η φόρμα με τις ανακοινώσεις που θέλουμε να εμφανίζονται στον αντίστοιχο μήνα και έτος στα έντυπα που θα μοιραστούν στους ενοίκους (ειδοποιητήριο) και στην συνολική κατάσταση:

  

   Στο συνημμένο παράδειγμα βλέπουμε ότι στα ειδοποιητήρια και στην συνολική κατάσταση για τον μήνα Απρίλιο του 2012 θα εμφανιστεί το αναγραφόμενο μήνυμα. Με όμοιο τρόπο μπορούμε να καταχωρήσουμε ανακοινώσεις που θα φαίνονται στα ατομικά ειδοποιητήρια ξεχωριστά του κάθε διαμερίσματος, χρησιμοποιώντας το άλλο κουμπί για τις ατομικές ανακοινώσεις και την σχετική φόρμα.

   Επιστρέφοντας και πάλι στην φόρμα με το ιστορικό υπολογισμού κοινοχρήστων και συνεχίζοντας με τις εκτυπώσεις, έχουμε το κουμπί με την ετικέτα: "Εκτύπωση Συνολικής Κατάστασης" όπου πιέζοντάς το και έχοντας επιλέξει μήνα και έτος στην φόρμα θα εμφανιστεί η συνολική κατάσταση κοινοχρήστων σε μορφή .pdf και σαν κλασική έκθεση της access (για να μπορεί ο χρήστης να κρατάει αρχείο των καταστάσεων κοινοχρήστων σε  ξεχωριστό φάκελο).

   Συνεπώς, η συνολική κατάσταση θα έχει την ακόλουθη μορφή:

   Ενώ το ειδοποοιητήριο για κάθε χώρο-ένοικο θα έχει την ακόλουθη μορφή:

   Εκτός της ξεχωριστής ανάλυσης των εξόδων στο κάτω μέρος υπάρχει η απόδειξη πληρωμής με τις υπογραφές ενοίκου και διαχειριστή βεβαιώνοντας το ποσό που πληρώθηκε.
    Τέλος, με το κουμπάκι "Πληρωμές Διαμερισμάτων" ανοίγει η ακόλουθη φόρμα με τα κοινόχρητα που αναλογούν σε κάθε διαμέρισμα ανά μήνα.

       Δίπλα σε κάθε εγγραφή θα εμφανίζεται ένα κουμπάκι με τελείες (...) το οποίο θα ανοίγει την φόρμα με ιστορικό εξόφλησης του συγκεκριμένου διαμερίσματος για τον συγκεκριμένο μήνα και έτος.
   Κατεβάστε το πρόγραμμά μας δωρεάν και χρησιμοποιήστε το ελεύθερα! Για όποιες πληροφορίες και παραμετροποιήσεις παρακαλώ επικοινωνήστε μαζί μας! Enjoy!

       Κάντε click στον ακόλουθο σύνδεσμο για να ξεκινήσει η διαδικασία του download:

Download expense_admin program

      Επίσης, αν συναντήσετε οποιαδήποτε δυσκολία στην χρήση της εφαρμογής θα χαρούμε πολύ να επικοινωνήσετε μαζί μας (μέσω email) και να σας βοηθήσουμε αναλυτικά και διεξοδικά.